Esettanulmány címe:
Ügyviteli rendszer fejlesztése és bevezetése
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
közigazgatás, védelem; kötelező társadalombiztosítás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
HGC Akadémia - Középvállalati Fejlesztési Program
A Középvállalati Fejlesztési Program az első olyan hazai komplex fejlesztési program, amely a leginkább versenyképes feldolgozóipari kis-és középvállalkozások fejlesztési igényeire kínál testreszabott vállalkozásfejlesztési megoldásokat piaci pozíciójuk erősítése céljából.
Ezen belül a HGC Akadémia egyszerre szakmai tudásbázis, tehetséggondozó program és tudásközvetítő platform, ahol nemcsak a HGC szegmens kutatása és a valós piaci igények feltárása folyik, de a személyre szabott fejlesztési lehetőségek meghatározása és a partnerségi programban résztvevő vállalkozások kiválasztása is itt történik meg.
A HGC célja, hogy előrébb vigye a vállalkozásokat és segítse azok előrehaladását. Célja, hogy a vállalkozók piaci versenyben maradjanak, megtalálják a maguk számára legideálisabb lehetőségeket.
www.hgcakademia.hu
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A középvállalkozói szegmensben , projekt alapú munkák megvalósításával foglalkozó Partnerünk ügyviteli rendszer elkészítésére adott megbízást. A döntést megelőzően rendszeresen előfordultak a vállalatnál üzletvitellel kapcsolatos problémák, ezek közül néhány:
Ügyfélzelés:- ügyfelek nem megfelelő nyilvántartása , -ügyfelekkel folytatott kommunikáció nem visszakövethető, - ügyféladatok, kapcsolati adatok előkeresése lassú,- statisztikák készítése nem lehetséges
HR: Személyek nyilvántartásával kapcsolatos problémák, - Munkatársak szakmai kompetenciáinak nyomonkövetése nem megoldott, -szbadságok tervezése, munkatársak teljesítmény értékelése nem megoldott,
Munkafolyamatokkal, feladatokkal kapcsolatos problémák: : - projektekhez kapcsolódóan a megkezdett folymatok közül több nem fejeződik be a megfelelő módon, mert nem egyértelműek a megvalósítási lépések, -a feladatok kiadása szóban történik, ezért nem egyértelmű a felelősség kérdése és a határidő, feladatok és folyamatok nem átadhatóak.
Dokumentumkezelés: dokumentumok iktatása nem megoldott, visszakereshetőségük bonyolult és időigénye, hozzáférési jogosultságok nem megfelelően szabályozhatóak
Pénzügy: az adatok több rendszerben kerülnek feldolgozásra, ezért bizonyos adatokat többször is rögzíteni kell, illetve időigényes az adatok visszakeresése, komplex kimutatások készítése öszetett feladat
Kimutatások: vezetői döntésekhez szükséges kimutatások készítése nem, vagy időigényesen megoldható
Egyéb: adatszolgáltatás más rendszerek felé munuálisan történik, kapcsolat külső rendszerekkel nem lehetséges, nem automatizálhatóak, időigényes folyamatok (pl. adatok fogadása külső rendszerből), az ügyviteli adatok megtekintése csak a telephelyen lehetséges (weben keresztül, távolról nem kérhetőek le), emberi beavatkozás szükséges minden feladat elvégzéséhez.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Az együttműködés során felmértük a vállalat működési folyamatait, folyamatábrák segítségével modelleztük a működését. Összesítettük a rendelkezésre álló és működéshez szükséges alapadatokat, bizonylatokat. Tapasztalt munkatársaink segítségével 3 hét alatt elkészült a meghatározott funkcionalitással működő rendszer. A funkcionalitás pontosítása és újabb igények implementálása további 2 hetet vett igénybe, ez idő alatt a webes felületek megvalósítása is befejeződött, amelyek alkalmassá teszik a rendszert az okostelefonról, tabletről, történő használatra. A rendszer tesztelését követően bemutatásra került a Megbízó munkatársainak, ahol a munkatársak oktatás keretében megismerhették a rendszer egyszerű működését. Bevezetést és használatba vételt követő 2 hétben néhány használattal kapcsolatos kérdés még felmerült, de telefonos ügyfélszolgálatunk segítségével megválaszoltuk a felhasználók kérdéseit.A rendszer üzemeltetése során folyamatos felhasználói és technikai ügyfélszolgálatot biztosítunk a rendszer folyamatos aktualizálása mellett (jogszabályi megfelelés, stb.). Az eredmények már rövid idővel a bevezetést követően tapasztalhatóak voltak. A munkatársak beszámolói alapján egyértelműbbé váltak a feladatok, egyszerűbbé vált számunkra az adminisztráció, ezáltal több energiát tudnak fordítani a tényleges értékteremtő munkára. A menedzsment kevesebb hibáról számolt be. Az egyszerűbb és követhető működési folyamatoknak köszönhetően látványosan javult a szervezet hatékonysága, termelékenysége. Az adatokon alapuló döntéshozatal eredményeként kiszámíthatóvá vált a vállalkozás működése, a cégvezetés számára pedig elérhetővé váltak a szervezet működésével kapcsolatos valós idejű adatok, amelyek akár útközben, egy okostelefon segítségével is lekérdezhetőek. A rendszer lehetővé teszi a tulajdonosok számára a vállalat működésének optimalizálását, megnyitja az utat a bővülés felé, hiszen a modellezett folyamatok automatizálhatóak, támogatják a tevékenység bővítését.
