Esettanulmány címe:
Kereskedelmi ERP és B2B WEB bevezetés Győr-Moson-Sopron megyében
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
kereskedelem, gépjárműjavítás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A tanulmányban szereplő cég profilja: munkavédelmi és higiéniai termékek forgalmazása. Kínálatuk lefedi a gyártó és szolgáltató cégek általános szükségleteit, illetve termékeikkel szeretnék megcélozni a magánszemélyeket is.
Vevőkörük három csoportra osztható: nagy rendelést leadó partnerekre, kisebb, rendszeresen vásárló cégekre, illetve magánszemélyekre.
A nagy partnerekkel való kapcsolattartásra, új ügyfelek megszerzésére üzletkötőket alkalmaznak. Ők folyamatosan ápolják az üzleti kapcsolatokat, a partnerektől összegyűjtik és leadják rendeléseket. A kisebb ügyfelek a rendeléseiket leadhatják telefonon, faxon, és e-mailben.
Egy nagy, egy kisebb, valamint több konszignációs raktárral dolgoznak. Raktárkészleten a leggyorsabban fogyó termékeket tartják, a többit a rendelések alapján teljesítik a beszállító felé leadott rendelések alapján, melyek beérkezését pontosan követik, a vevői kiszállításokat, szállítási időket pontosan egyeztetik.
Ma már saját könyvelőt alkalmaznak.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
- A rendelések feldolgozásával kevés személy foglalkozik, velük kell megoldani a vevők gyorsabb, pontosabb és hiba mentesebb kiszolgálását.
- A rendelések több forrásból érkeztek be. Ezek kezelését az ügyviteli rendszerük nem oldotta meg, ezért excelben vezették. Minden módosítást ide vezettek, majd innen kellett kézzel átvezetni az ügyviteli rendszerbe.
- Nagy partnerek esetében sok energiát emésztett fel a leadott rendelések követése, úgymint mi van kiszállítva, mi nincs, melyik tételeket mondták le, mikor várható a teljesítés. Ez mind sok papír alapú egyeztetéssel járt, és rengeteg munkaórát igényelt.
- Ügyfeleknél és viszonteladóknál sok kihelyezett raktárat kell kezelni. Ezekről és a saját raktárakról pontos kimutatásra lenne szükség a tervezhető készletkezeléshez és a rendelések időben történő teljesítéséhez, valamint a pontos elszámoláshoz.
- Sok termék nincs raktáron, ezeket a beérkezett rendelések alapján kell azonnal berendelni. 4-5 nagy beszállítótól történő rendeléseket, és a rendelés módosításokat kell kezelni, a várható beérkezéseket egyeztetni. A papíralapon, e-mailben, stb. elküldött megrendeléseket össze kellett vetni a beérkezett szállítólevéllel.
- A webes konkurencia erősödése miatt fejleszteni kellett a webes értékesítő felületet, melyen a partnerek, vevők saját maguk leadhatják a rendelésüket.
- Üzletkötők napi munkáját segítendő webes felület vált szükségessé. Az ezen keresztül leadott rendeléseknek azonnal meg kell jelenni, illetve a vevőkről minden szükséges információ elérhetőnek kell lenni.
- A régi rendszerben nem megoldott a vevői hitelkeret és kintlévőség kezelés.
- Könyvelés külső cégnél volt, így a pénzügyi adatok késve, sok hibával jöttek. A könyvelésnek papír alapon mentek át az alapbizonylatok, lekönyvelésük rengeteg energiát emésztett fel.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
- Bevezettük a vevői megrendelés kezelést:
o Az akár több csatornán beérkezett rendeléseket egy helyen kezelik.
o Azonnali raktárankénti készletinformáció érhető el.
o Információt ad a készleten nem lévő termékek várható beérkezéséről.
o Rendelések közötti prioritásokat kezel, melynek segítségével a raktárkészletről mindig a legfontosabb rendeléseket lehet kielégíteni.
- A vevők megrendelésük állapotáról a rendszer által automatikusan generált tájékoztató dokumentumot kapnak.
- Elkészült a webes értékesítő felület:
o Az itt leadott rendelések azonnal megjelennek az ügyviteli rendszerben.
o Üzletkötők weben azonnal elérhető információkat kapnak.
o A rendelés leadás 90%-át sikerült átirányítani a webre. Így rendeléskor a vevők is pontosabb információt kapnak, illetve a leadott megrendelések is pontosan érkeznek be.
- Bevezettük a beszállítói megrendelés kezelést:
o Nagyságrendekkel csökkent a szállítói rendelés összeállítására fordított idő. A vevői rendelés kezelés adatait figyelembe véve, a minimum és maximum készlet, valamint a rögzített saját igények alapján képes ajánlásokat adni.
o Kezeli a leadott rendelésekben és a szállítási időkben történő változásokat, így a vevőket pontosan, azonnal tudják tájékoztatni.
o A beszállítói rendelések pontosabbak, jelentősen csökkent a raktári készletet.
- A vevői és szállítói rendelés modulok bevezetése a vevők tájékoztatását és a rendelések követését végző munkaerő létszámát 20%-al csökkentették, akik túlóra nélkül ugyanazokat a feladatokat képesek ellátni. Ezek a modulok teljesen kiváltották a korábbi Exceles rendelés követést.
- Kiskereskedelmi boltban ügyfél kiszolgálás a vonalkódos rendszer bevezetésével gyorsabb lett.
- A rendszerbe integrált pénzügyi és könyvelő rendszert bevezetésével az elkészült bizonylatok automatikusan iktatásra kerülnek és könyvelődnek.
Azonnali információk nyerhető ki:
§ cikk analitikus lekérdezések,
§ banki egyenleg,
§ kontrolling,
§ cash flow,
§ ki
