Esettanulmány címe:
SimpleFlow autómata dokumentumgeneráló
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
egyéb szolgáltatás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Az esettanulmányban szereplő ügyfelünk piacvezető szerepet tölt be az ágazatában. Fő profilja szerint megtérülő napelemes beruházásokat biztosít lakossági, vállalati, valamint önkormányzati ügyfeleinek egyaránt.
Az alapvető probléma, mellyel megkeresték cégünket, hogy a megújuló energiaforrásokkal készülő beruházások rengeteg adminisztrációval járnak, az engedélyeztetési folyamatok körülményesek és időigényesek.
A cég munkavállalói létszáma az utolsó hivatalos adat alapján 7 fő, árbevétele az utolsó beszámolója szerint 61 482 000 Ft volt.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Az ügyfél azzal a problémával küzdött, hogy vállalkozásában napi szinten rengeteg ugyanolyan nyomtatványt kellett kitölteni (pl. titoktartási nyilatkozat, igénybejelentő, szinte az összes formanyomtatvány, stb.), a kötelező mezőkben számos alkalommal szerepelt különböző helyen egymással megegyező adat (név, lakcím, személyigazolványszám stb.)
Ezt a folyamatot manuálisan végezték, felvitték az adatokat minden nyomtatványra egyesével, külön. A folyamat jellegéből adódó monotonitás, kiegészülve az emberi tényezővel, rendkívül sok hibalehetőséget rejtett magában, mint például kihagyott kötelező mezők, félreírt, pontatlan adatok. Mivel a visszaellenőrzés szintén emberi munkával történt, így a hibák kiszűrése is nehéz volt. Nem beszélve arról a helyzetről, ha a folyamatban helyettesítés miatt más végezte a munkát.
Összességében az adminisztrációra fordított idő és munkaóra nagyon sok volt, a hibázási lehetőségek számával egyetemben. Ezenfelül a workflow-ban (egymásra épülő folyamatokban) való hatékony munkavégzést szinte ellehetetlenítette.
A folyamat egyértelműen optimalizálásra szorult. Erre kínált teljeskörű megoldást ügyfelünknek a SimpleFlow szoftverünk.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Ügyfelünknek olyan megoldásra volt szüksége, amit rövid időn belül hasznosítani tud vállalkozásában, hiszen napi szinten okozott gondot a növekvő adminisztrációs teher. A folyamat gyorsan és gördülékenyen zajlott. A szükséges üres nyomtatványok és dokumentumok, illetve kitöltött példák átküldésétől számított 1-2 héten belül megtörtént a szoftver élesítése, elérhetővé vált ügyfelünk számára. Ebből következik, hogy a SimpleFlow egy bárki által könnyen kezelhető és átlátható rendszer.
Nincs konkrét iparághoz kötve, tulajdonképpen bárhol használható, ahol a papír alapú adminisztráció kiváltása, a folyamat digitalizációja a cél. Ehhez mindössze az üres formanyomtatványokra, néhány példára és egy lekövethető kitöltési szabályrendszerre van szükség.
Általában egy program betanítása nehéz és lassú folyamat. A SimpleFlow rendszer alapvetően átlátható és könnyen kezelhető, továbbá nem jár a folyamat módosításával, csak digitalizációjával, ezért azok számára, akik korábban kezelték papírformátumban, semmilyen nehézséget nem okoz az átállás.
A szoftver képes aláírások kezelésére GDPR kompatibilis megoldással, emellett párosítható a legtöbb vállalatirányítási rendszerrel és rendkívül egyszerűen naprakészen tartható. A SimpleFlow rugalmasan , egyedi igényekre szabhatóan lett kialakítva. A feltölthető formanyomtatványok száma korlátlan.
A helyettesítés már nem okoz gondot, a hibázási számok radikálisan lecsökkentek, a nyomtatványokon véletlenül kihagyott kötelezően kitöltendő mezők száma megszűnt, mert a rendszer automatikusan figyelmezteti a kezelőt, ha hiányt észlel. A workflow rendszer ezáltal működő és hatékony lett, a helyettesítés már nem okozott többé problémát.
A papírmunkát 100%-ig felváltotta a digitalizált adminisztráció, mert a végeredmény egy hitelesített pdf dokumentum, ami igazolja eredetiségét. Az irodaszer költségei így szintén teljesen lecsökkentek.
A vállalkozás hatékonysága 60%-kal nőtt a SimpleFlow segítségével.
